Когда путевые листы потребуются Если у вас есть собственные автомобили либо вы их арендуете (например, у сотрудников), то постоянной статьей расходов станет стоимость горюче-смазочных материалов. Отметим, что «упрощенцы» вправе списывать стоимость бензина и другого топлива как затраты на содержание служебного транспорта. Либо как материальные расходы.

Все ДТП в Саха /Якутия/ 'Дорожно-транспортное происшествие' – событие, возникшее в процессе. Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 3 октября 2011 г. На вопросы отвечала В.

Первый вариант учета целесообразнее выбирать, если автомашины собственные, а второй — если арендованные. Но в любом случае не будет ошибкой, если вы поступите по-другому. Если у вас «упрощенка» с объектом доходы Путевой лист — это первичный документ, поэтому его должны заполнять все «упрощенцы», имеющие служебный транспорт, независимо от объекта налогообложения. При этом расходы должны быть обоснованными. Как раз и подтвердят, что автомобиль использовался в служебных целях, а не для личных поездок работников. Обратите внимание: путевые листы нужны как профессиональным перевозчикам, так и другим компаниям, использующим в работе автомобили. По мнению налоговиков, путевые листы необходимы и в случае, когда поездки совершаются на арендованном авто.

А вот суды, как правило, придерживаются иного мнения, особенно если речь идет об аренде транспорта с экипажем. Они ссылаются на «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте» (далее — ). В нем сказано, что путевой лист является первичным документом по учету работы автомобиля, на основании которого начисляется зарплата водителю. В случае аренды транспорта с экипажем машину водит сотрудник арендодателя и арендатор зарплату ему не выплачивает. Поэтому и оформлять путевые листы арендатору необязательно.

Именно к такому выводу пришел ФАС Северо-Западного округа. Для справки По мнению налоговиков и специалистов Минфина России, путевые листы нужны, даже если служебные поездки совершаются на арендованном авто или на личном транспорте работника А нужны ли путевые листы, если работник ездит по служебным делам на личном автомобиле? В этом случае работодатель обязан выплатить компенсацию сотруднику за то, что он использует личное имущество в служебных целях. Так вот, чтобы ее получить, водитель должен вести учет служебных поездок опять же в путевых листах. Такую позицию высказал Минфин России.

На наш взгляд, она весьма спорна, о чем свидетельствует и арбитражная практика. Суды неоднократно отмечали, что оформление путевых листов при использовании личных авто законодательством не предусмотрено, а значит, учет выплаченной компенсации в расходах не зависит от наличия путевых листов (постановления ФАС Московского округа и ФАС Центрального округа ). Важное обстоятельство Налоговики не вправе требовать от вас путевой лист, если перевозку груза осуществляла сторонняя транспортная компания. При этом возмещенные ей затраты на ГСМ вы можете учесть в расходах. А вот в случае, когда для перевозки груза была нанята сторонняя компания, заполнять путевой лист должны не вы, а эта компания. Причем в единственном экземпляре, который останется у нее. Несмотря на это, вы сможете учесть в расходах перечисленные перевозчику стоимость транспортных услуг и сумму затрат на бензин (если это предусмотрено).

Из документов у вас должны быть договор, на основании которого перевозился груз, акт оказанных услуг и платежка либо кассовый чек. Налоговики в такой ситуации не вправе требовать еще и путевой лист, и это подтверждает арбитражная практика (постановления ФАС Поволжского округа и ФАС Московского округа ). Как часто нужно выписывать путевые листы Профессиональные перевозчики должны выписывать путевые листы ежедневно. А вот нетранспортным компаниям совсем необязательно заполнять путевой лист на каждую поездку.

Можно оформить его на несколько дней, неделю или любой другой срок, не превышающий одного месяца. Об этом сказано в Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утвержденных (далее — Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов). Суть вопроса Компании, не являющиеся транспортными, могут оформлять один путевой лист на несколько дней, неделю или иной срок, не превышающий одного месяца. Отметим, Минфин России придерживается аналогичной позиции и не возражает, если нетранспортные компании будут оформлять листы не на каждый день, а на более длительный срок (письма Минфина России и ). Главное, чтобы еженедельное или ежемесячное составление путевого листа позволяло организовать учет отработанного времени и расхода ГСМ. Какие обязательные реквизиты должен содержать путевой лист Транспортные компании обязаны применять унифицированную форму путевого листа, утвержденную.?Остальные организации могут разработать собственные, более удобные формы путевых листов. Это разъяснено в письмах Минфина России и УФНС России по г.

Москве.?Разработанную форму нужно утвердить как приложение к учетной политике. Какой же должна быть форма путевого листа, чтобы и организации было удобно ее заполнять, и налоговики претензий не предъявляли? Прежде всего следует помнить, что путевой лист должен содержать все сведения, указанные в Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов. Кроме того, необходимо соблюсти требования Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — ). Перечень всех обязательных реквизитов мы привели в таблице. Обязательные реквизиты путевого листа № п/п Сведения, включаемые в форму путевого листа Комментарий Чем установлены Реквизиты для путевых листов, прописанные в и 1 Наименование и номер путевого листа В наименовании путевого листа укажите тип автомобиля (например, путевой лист легкового автомобиля).

В заголовочной части проставьте печать или штамп владельца автомобиля и приказа №?152, статьи 9 Закона № 129-ФЗ 2 Срок действия В путевом листе, действующем один день, должна стоять дата этого дня. В путевом листе, оформленном на более длительное время (неделю, месяц и т. Д.), отразите даты начала и окончания срока, в течение которого путевой лист может быть использован и приказа № 152, статьи 9 Закона № 129-ФЗ 3 Информация о собственнике транспортного средства Организации должны указать организационно-правовую форму, наименование, местонахождение и номер телефона, а индивидуальные предприниматели — ФИО, почтовый адрес и номер телефона и приказа № 152, статьи 9 Закона № 129-ФЗ 4 Сведения о транспортном средстве В графах, отведенных для этих сведений, нужно указать следующую информацию: — тип (легковой автомобиль, грузовой автомобиль и т. Д.) и модель транспортного средства, а также модель прицепа, полуприцепа, если таковые используются; — государственный регистрационный знак автомобиля, прицепа, полуприцепа; — показания одометра (полные километры пробега) при выезде автомобиля из гаража и его заезде в гараж; — даты и время выезда автомобиля с места постоянной стоянки и его заезда на указанную стоянку.

Эту информацию фиксируют назначенные руководителем организации или предпринимателем лица. Рядом они ставят свою роспись и приказа № 152 5 Сведения о водителе Укажите ФИО водителя, дату и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя.

Когда путевые листы потребуются Если у вас есть собственные автомобили либо вы их арендуете (например, у сотрудников), то постоянной статьей расходов станет стоимость горюче-смазочных материалов. Отметим, что «упрощенцы» вправе списывать стоимость бензина и другого топлива как затраты на содержание служебного транспорта. Либо как материальные расходы. Первый вариант учета целесообразнее выбирать, если автомашины собственные, а второй — если арендованные. Но в любом случае не будет ошибкой, если вы поступите по-другому.

Если у вас «упрощенка» с объектом доходы Путевой лист — это первичный документ, поэтому его должны заполнять все «упрощенцы», имеющие служебный транспорт, независимо от объекта налогообложения. При этом расходы должны быть обоснованными. А путевые листы как раз и подтвердят, что автомобиль использовался в служебных целях, а не для личных поездок работников. Обратите внимание: путевые листы нужны как профессиональным перевозчикам, так и другим компаниям, использующим в работе автомобили. По мнению налоговиков, путевые листы необходимы и в случае, когда поездки совершаются на арендованном авто. А вот суды, как правило, придерживаются иного мнения, особенно если речь идет об аренде транспорта с экипажем.

Они ссылаются на «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте» (далее — ). В нем сказано, что путевой лист является первичным документом по учету работы автомобиля, на основании которого начисляется зарплата водителю. В случае аренды транспорта с экипажем машину водит сотрудник арендодателя и арендатор зарплату ему не выплачивает. Поэтому и оформлять путевые листы арендатору необязательно.

Именно к такому выводу пришел ФАС Северо-Западного округа. Для справки По мнению налоговиков и специалистов Минфина России, путевые листы нужны, даже если служебные поездки совершаются на арендованном авто или на личном транспорте работника А нужны ли путевые листы, если работник ездит по служебным делам на личном автомобиле?

В этом случае работодатель обязан выплатить компенсацию сотруднику за то, что он использует личное имущество в служебных целях. Так вот, чтобы ее получить, водитель должен вести учет служебных поездок опять же в путевых листах.

Такую позицию высказал Минфин России. На наш взгляд, она весьма спорна, о чем свидетельствует и арбитражная практика. Суды неоднократно отмечали, что оформление путевых листов при использовании личных авто законодательством не предусмотрено, а значит, учет выплаченной компенсации в расходах не зависит от наличия путевых листов (постановления ФАС Московского округа и ФАС Центрального округа ).

Важное обстоятельство Налоговики не вправе требовать от вас путевой лист, если перевозку груза осуществляла сторонняя транспортная компания. При этом возмещенные ей затраты на ГСМ вы можете учесть в расходах.

А вот в случае, когда для перевозки груза была нанята сторонняя компания, заполнять путевой лист должны не вы, а эта компания. Причем в единственном экземпляре, который останется у нее. Несмотря на это, вы сможете учесть в расходах перечисленные перевозчику стоимость транспортных услуг и сумму затрат на бензин (если это предусмотрено). Из документов у вас должны быть договор, на основании которого перевозился груз, акт оказанных услуг и платежка либо кассовый чек. Налоговики в такой ситуации не вправе требовать еще и путевой лист, и это подтверждает арбитражная практика (постановления ФАС Поволжского округа и ФАС Московского округа ).

Как часто нужно выписывать путевые листы Профессиональные перевозчики должны выписывать путевые листы ежедневно. А вот нетранспортным компаниям совсем необязательно заполнять путевой лист на каждую поездку. Можно оформить его на несколько дней, неделю или любой другой срок, не превышающий одного месяца. Об этом сказано в Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утвержденных (далее — Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов). Суть вопроса Компании, не являющиеся транспортными, могут оформлять один путевой лист на несколько дней, неделю или иной срок, не превышающий одного месяца. Отметим, Минфин России придерживается аналогичной позиции и не возражает, если нетранспортные компании будут оформлять листы не на каждый день, а на более длительный срок (письма Минфина России и ).

Главное, чтобы еженедельное или ежемесячное составление путевого листа позволяло организовать учет отработанного времени и расхода ГСМ. Какие обязательные реквизиты должен содержать путевой лист Транспортные компании обязаны применять унифицированную форму путевого листа, утвержденную. Остальные организации могут разработать собственные, более удобные формы путевых листов. Это разъяснено в письмах Минфина России и УФНС России по г.

Москве. Разработанную форму нужно утвердить как приложение к учетной политике. Какой же должна быть форма путевого листа, чтобы и организации было удобно ее заполнять, и налоговики претензий не предъявляли? Прежде всего следует помнить, что путевой лист должен содержать все сведения, указанные в Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов. Кроме того, необходимо соблюсти требования Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — ). Перечень всех обязательных реквизитов мы привели в таблице. Обязательные реквизиты путевого листа № п/п Сведения, включаемые в форму путевого листа Комментарий Чем установлены Реквизиты для путевых листов, прописанные в и 1 Наименование и номер путевого листа В наименовании путевого листа укажите тип автомобиля (например, путевой лист легкового автомобиля).

В заголовочной части проставьте печать или штамп владельца автомобиля и приказа № 152, статьи 9 Закона № 129-ФЗ 2 Срок действия В путевом листе, действующем один день, должна стоять дата этого дня. В путевом листе, оформленном на более длительное время (неделю, месяц и т. Д.), отразите даты начала и окончания срока, в течение которого путевой лист может быть использован и приказа № 152, статьи 9 Закона № 129-ФЗ 3 Информация о собственнике транспортного средства Организации должны указать организационно-правовую форму, наименование, местонахождение и номер телефона, а индивидуальные предприниматели — ФИО, почтовый адрес и номер телефона и приказа № 152, статьи 9 Закона № 129-ФЗ 4 Сведения о транспортном средстве В графах, отведенных для этих сведений, нужно указать следующую информацию: — тип (легковой автомобиль, грузовой автомобиль и т.

Д.) и модель транспортного средства, а также модель прицепа, полуприцепа, если таковые используются; — государственный регистрационный знак автомобиля, прицепа, полуприцепа; — показания одометра (полные километры пробега) при выезде автомобиля из гаража и его заезде в гараж; — даты и время выезда автомобиля с места постоянной стоянки и его заезда на указанную стоянку. Эту информацию фиксируют назначенные руководителем организации или предпринимателем лица. Рядом они ставят свою роспись и приказа № 152 5 Сведения о водителе Укажите ФИО водителя, дату и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя. © 1997–2017 ООО «Актион бухгалтерия» Журнал «Упрощёнка» – об упрощённой системе налогообложения 8 800 550-15-57 Все права защищены.

Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Упрощёнка». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ. Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62261.